关于整理2023级新生档案的通知

各学院：

为做好我校2023级新生档案收集、整理和归档，完善和规范我校学生档案管理工作，现就有关事宜通知如下：

一、各学院应高度重视档案工作的严肃性和重要性，对接收的新生档案，要明确管理责任人（带班辅导员为第一责任人），保证学生档案的完整性和保密性。根据通知要求，及时组织辅导员对新生情况进行审查和摸底。

二、各学院相关人员要妥善保管档案，认真核查档案材料。1.普通本科新生档案中必须具备的材料有：彩色一寸免冠照片1张、高考准考证、录取通知书（依次为照片、准考证、通知书左上角订书钉装订）、学籍卡（只接收加盖“招生就业处”公章的学籍卡）、高考三表（高考报名登记表、体检表、志愿表）、中学阶段相关学籍档案材料。
2.普通专升本新生档案中必须具备的材料有：彩色一寸免冠照片1张、专升本准考证、录取通知书（依次为照片、准考证、通知书左上角订书钉装订）、学籍卡（只接收加盖“招生就业处”公章的学籍卡）、中学档案（高考报名登记表、体检表、志愿表、中学阶段相关学籍档案材料）、专科档案（专升本报名登记表、志愿表、成绩单、专科毕业生登记表、实习成绩鉴定表）。
3.普通专科新生档案中必须具备的材料有：彩色一寸免冠照片1张、高考准考证、录取通知书（依次为照片、准考证、通知书左上角订书钉装订）、学籍卡（只接收加盖“招生就业处”公章的学籍卡）、高考三表（高考报名登记表、体检表、志愿表）、中学阶段相关学籍档案材料。

档案材料不齐全的要在《档案整理清单》中详细注明并通知新生及时向生源地招办或毕业学校索取，严禁伪造、涂改、复印档案材料，移交时原则上不允许缺档。

三、各学院审核、查阅、登记新生档案后，将新生档案以班级为单位按学号顺序整理，在档案袋的左上角用黑色签字笔标明学号的后3位〈转专业学生档案及学号均排本班最后〉。

四、移交档案时同时交送《信阳学院2023级新生档案整理清单》和《信阳学院2023级新生档案整理汇总表》纸质版，由辅导员签字确认，汇总表盖学院公章后上交。

五、档案移交时间：2023年10月23日—10月27日，具体安排参照时间安排表。

联 系 人：曹欣欣

联系电话：0376-3011800

2023级新生档案材料移交时间安排表

附件：1.信阳学院2023级新生本科档案整理清单

2.信阳学院2023级新生（专升本）档案整理清单

3.信阳学院2023级新生专科档案整理清单

4.信阳学院2023级新生档案整理汇总表

招生就业处

2023年10月8日